為加強(qiáng)檔案文件材料的管理工作，集團(tuán)公司采取有效措施，抓好制度落實(shí)，促進(jìn)了文件材料的規(guī)范性管理。截至2009年4月底，集團(tuán)公司總部檔案室共收集各類(lèi)檔案1282卷，包括行政文件、經(jīng)營(yíng)管理合同檔案、人事檔案及會(huì)計(jì)檔案等。
      集團(tuán)公司檔案室自2008年9月成立以來(lái)，為加強(qiáng)文件材料的收集，落實(shí)好《中曼集團(tuán)檔案管理辦法》，采取了一系列措施。一是加強(qiáng)制度建設(shè)。公司專(zhuān)門(mén)印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)文件材料收集整理的通知》，對(duì)各部室歸檔文件材料的內(nèi)容和歸檔時(shí)間進(jìn)行了明確要求和規(guī)定。二是主動(dòng)上門(mén)服務(wù)。針對(duì)各單位檔案人員對(duì)具體歸檔范圍不甚了解的實(shí)際，集團(tuán)檔案室工作人員采取主動(dòng)上門(mén)服務(wù)，做好資料的搜集整理，改變以前的每年歸檔一次的做法。使會(huì)計(jì)檔案、行政檔案的歸檔率均達(dá)到了100%。三是加大對(duì)市場(chǎng)部、工程成套部、經(jīng)營(yíng)管理部形成的客戶(hù)檔案、合同檔案、經(jīng)營(yíng)檔案的歸檔力度。除了與工程成套部積極配合外，還會(huì)同經(jīng)營(yíng)管理部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部的有關(guān)人員，對(duì)合同文本及與該合同相關(guān)的招投標(biāo)書(shū)、合同評(píng)審意見(jiàn)表、技術(shù)協(xié)議、貨物清單、往來(lái)傳真加以收集整理。同時(shí)，為了加強(qiáng)合同文本的管理，還草擬了《關(guān)于加強(qiáng)集團(tuán)公司合同文本編號(hào)與管理的通知 》，提高了合同檔案的完整率。四是運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，提高檔案的管理水平。目前，集團(tuán)公司總部的所有檔案均采用了單擊版的《單份文檔管理系統(tǒng)》進(jìn)行管理。此系統(tǒng)除對(duì)單份文件目錄進(jìn)行錄入外，還可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行全文錄入，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的一次錄入多次輸出和多項(xiàng)查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)功能，大大提高了檔案的查詢(xún)速度和完整率。
      檔案工作是企業(yè)管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)曾多次要求各所屬公司積極做好檔案收集整理工作，開(kāi)發(fā)利用檔案資源，為公司的發(fā)展服好務(wù)。日常工作中，員工們有義務(wù)有責(zé)任保護(hù)好、管理好各類(lèi)檔案，使其在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的憑證和參考作用。（婁美）