檔案工作是企業(yè)管理的一個重要組成部分，是提高工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是保存記錄企業(yè)歷史真實面貌的重要保證。2008年10月15日，中曼集團(tuán)公司《檔案管理辦法》正式出臺，即日起開始實施，為了配合該《辦法》的落實，18日公司又在總部各部門下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)文件材料收集整理的通知》。這標(biāo)志著集團(tuán)公司的檔案管理工作步入規(guī)范化軌道。
    所謂企業(yè)檔案，是指集團(tuán)公司在從事各項工作活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種載體的歷史記錄（簡稱文件材料）。企業(yè)檔案記載了企業(yè)經(jīng)營管理及發(fā)展進(jìn)步的全部，既有企業(yè)管理資料，也有生產(chǎn)經(jīng)營活動的技術(shù)資料，既有一般性文書檔案資料，也有內(nèi)含重要商業(yè)機(jī)密的信息資料，這些檔案資料與企業(yè)的經(jīng)營管理、發(fā)展密切相關(guān)。隨著集團(tuán)公司企業(yè)活動范圍的擴(kuò)展，形成的檔案會越來越多，特別是企業(yè)的法律事務(wù)增多，檔案作為憑證依據(jù)的作用也越來越顯著，因此，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作。
新出臺《檔案管理辦法》共包括七章三十六條，內(nèi)容包括檔案的管理原則、領(lǐng)導(dǎo)體制與機(jī)制、檔案管理人員的基本任務(wù)、檔案的歸檔制度、歸檔要求、歸檔范圍、歸檔時間及管理流程等。
    為了便于操作使用，本《辦法》對主要類別檔案的歸檔范圍提出了具體要求，如行政管理類歸檔主要包括集團(tuán)公司行政部門下發(fā)的各種紅頭文件、組織的各種會議文件、會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議總結(jié)等，經(jīng)營管理類歸檔主要包括集團(tuán)公司在經(jīng)營活動中形成的公司設(shè)立、名稱變更、協(xié)議書、合同書、招標(biāo)書、投標(biāo)書、認(rèn)證書、專利、知識產(chǎn)權(quán)等方面的文件材料。生產(chǎn)技術(shù)管理類主要包括集團(tuán)公司生產(chǎn)活動中形成的生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)管理、項目管理等文件材料和在市場開發(fā)過程中形成的銷售情況記錄、客戶資料、統(tǒng)計報表等材料。財務(wù)管理類歸檔主要包括集團(tuán)公司財務(wù)部門形成的會計憑證、會計賬薄、財務(wù)報告等。另外，辦法還對目前形成較少的科學(xué)技術(shù)研究類、設(shè)備儀器類、油氣勘探開發(fā)類、聲像電子類等類別檔案進(jìn)行了明確規(guī)定，以利于企業(yè)今后在生產(chǎn)規(guī)模、范圍不斷擴(kuò)大過程中對這些檔案的管理。
    今后，集團(tuán)公司對檔案實行集中管理與分散管理相相結(jié)合的原則，總部各機(jī)關(guān)形成的文件材料由專門的檔案部門集中統(tǒng)一管理，各所屬公司形成的檔案年內(nèi)由原單位進(jìn)行統(tǒng)一管理，保管一年后按要求移交集團(tuán)公司檔案室統(tǒng)一管理，這種方式一方面有利于發(fā)揮總部核心職能的優(yōu)勢，同時又兼顧了對所屬公司檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
    本《辦法》還對不同類別的檔案明確了不同的歸檔時間限制，其中，集團(tuán)公司各部門（除財務(wù)資產(chǎn)部）形成的檔案要在次年的一季度歸檔，財務(wù)部門形成的會計檔案在保管一年后的次年歸檔，科研項目檔案、基建檔案要在完成后的3個月內(nèi)歸檔。為了加強(qiáng)對經(jīng)營活動中形成的合同、協(xié)議的管理，明確規(guī)定要在簽訂3日后歸檔，各部門只保存使用副本或復(fù)印件。
    《檔案管理辦法》要求各單位在日常工作中要注意對文件材料的收集整理工作，保證歸檔材料的齊全、完整率和歸檔質(zhì)量。隨著它的全面落實到位，對完善中曼集團(tuán)公司的檔案管理體系，有效保護(hù)并利用好檔案將產(chǎn)生積極的作用。（婁美）